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PRÉAMBULE :

Le présent Règlement Intérieur a pour but de compléter les articles des Statuts de l’Office de l’Éducation Physique et des Sports (O.E.P.S.) et de préciser :

Les modalités et les règles d’admission

Les règles de fonctionnement des différentes structures de l’O.E.P.S.

I – MODALITÉS ET RÈGLES D’ADMISSIONS

Les dispositions ci-dessous énoncées ont pour but de préserver les intérêts des Associations et des sportifs lorientais.

Article 1er– POUR LES ASSOCIATIONS

Comme le prévoient les articles 3 et 4 des Statuts, les Associations faisant acte de candidature pour être membres actifs devront:

1.1- Répondre aux critères d’admission fixés par les Statuts et le Règlement Intérieur

1.2- Adresser au Président de l’Office, un dossier de candidature comprenant :

a) Une demande écrite d’admission rédigée par le Président de l’Association

b) Les Statuts officiels en vigueur de l’Association avec récépissé de dépôt à la sous-préfecture

c) La composition du Bureau

d) L’adresse du siège social de l’Association, nécessairement à Lorient

e) Pour une Fédération Délégataire, nous fournir :

tous les éléments officiels apportant la preuve de son activité sportive dans le cadre de sa Fédération :

a. Affiliation – Nombre de licenciés

b. Engagement en compétition

c. Organisation ou participation à des manifestations significatives dans sa discipline….

d. Si l’Association ne pratique pas de compétition nous donner par écrit les motivations d’un tel choix.

f) Pour une Fédération Affinitaire (pas de compétition), nous fournir :

a. La description complète de l’activité

b. La preuve que cette activité n’est pas lucrative

g) Un engagement écrit signé par le Président, de respecter les Statuts et le Règlement Intérieur de l’O.E.P.S. qui incite les Associations à assurer à leurs membres un minimum de formation dans la (ou les) discipline(s) concernée(s)

h) L’agrément de la Direction Régionale de la Jeunesse, des Sports et de la Cohésion Sociale

1.3 – Seuls les dossiers complets seront pris en considération

1.4 – En respect de l’Article 4.1 des Statuts, le dossier de candidature sera soumis à la Commission ad-hoc qui après examen apportera une réponse au postulant dans les 2 mois

1.5 – Si une Association présente sa candidature dans une discipline déjà largement représentée à l’O.E.P.S., celui-ci se réserve le droit conformément au préambule de ses Statuts de consulter les Associations de cette discipline en présence du candidat avant de formuler toute conclusion

1.6 – En ce qui concerne les disciplines pour lesquelles les équipements spécifiques sont déjà rares, la Commission d’arbitrage peut demander aux candidats d’intégrer une structure déjà existante

1.7 – Après étude du dossier, l’O.E.P.S. peut motiver une modulation ou un refus de subvention.

1.8 – Chaque année, les Clubs Omnisports doivent déclarer par écrit à l’O.EP.S., la création ou la disparition de leurs sections sportives, sous peine de non prise en compte des besoins en équipement et des demandes de subventions

1.9 – Toutes modifications des Statuts et tous changements de Bureau doivent être déclarés à l’O.E.P.S, dans le mois suivant la décision

Article 2 – POUR LES ENTENTES ET REGROUPEMENTS

2.1 – Les regroupements d’Associations Sportives ne peuvent plus présenter leurs candidatures pour être membres actifs de l’O.E.P.S.

2.2 – Pour les ententes, seuls les licenciés du ou des Club(s) Lorientais seront comptabilisés pour l’octroi de subventions

2.3 – Les ententes seront prises en compte à condition que l’Association ou Section d’origine Lorientaise produise chaque année un listing nominatif afin d’en vérifier la recevabilité. En aucun cas, des licenciés ne pourront être comptabilisés deux fois.

2.4 – Un regroupement admis précédemment à l’O.E.P.S. sera pris en compte à condition que le regroupement et l’Association ou Section d’origine Lorientaise produise chaque année un listing nominatif pour permettre d’en faire le contrôle. En aucun cas, des licenciés ne pourront être comptabilisés deux fois.

II – RÈGLES DE FONCTIONNEMENT

Conformément aux Statuts, les règles d’appartenance et de fonctionnement sont les suivantes :

Article 3 – ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

3.1 – Il est rappelé que conformément à l’Article 13 des Statuts, chaque Association affiliée doit être représentée par deux délégués (titulaire et suppléant) aux Assemblées Générales, qu’elles soient ordinaires ou extraordinaires

3.2 – Les Associations Sportives membres de l’O.E.P.S. se feront une obligation d’assister à ces Assemblées Générales

3.3 – Toute Association ne justifiant pas son absence par écrit auprès du Président de l’O.E.P.S. s’expose au refus de prise en considération de ses demandes ou propositions. Cette décision lui sera immédiatement signifiée par le Secrétaire

3.4 – Le calcul des voix pour les différents votes est défini par le barème suivant :

Nombre des licenciés + nombre des adhérents de moins de 18 ans non licenciés

(Pris en considération dans le calcul des subventions de l’année en cours)

1 à 49 = 1 voix

50 à 99 = 2 voix

100 à 149 = 3 voix

150 à 199 = 4 voix

200 à 299 = 5 voix

300 à 399 = 6 voix

400 à 499 = 7 voix

500 à 599 = 8 voix

600 à 699 = 9 voix

700 à 799 = 10 voix

800 à 899 = 11 voix

> 900 = 12 voix

Article 4 – CONSEIL D’ADMINISTRATION

Conformément à l’Article 5.1 des Statuts, le Conseil d’Administration de l’O.E.P.S. comprend 38 membres maximum dont 27 élus, 5 du « groupe d’ouverture » cooptés (Article 3.5 des Statuts) et 6 représentants de la Municipalité

Pour permettre l’accès au Conseil d’Administration au plus grand nombre d’Associations, chaque Association ne pourra avoir plus de 2 représentants élus au sein de ce Conseil

4.1 – RÉUNIONS ORDINAIRES

Le Conseil d’Administration de l’O.E.P.S. se réunit le 3ème jeudi de chaque mois (sauf en juillet et en août) à 18 heures 30, au siège social de l’Office. La convocation, qui paraît dans le compte-rendu du Conseil d’Administration précédent, indique l’ordre du jour et y sont joints les documents éventuels traitant des différents points de l’ordre du jour

Les questions diverses inscrites à l’ordre du jour sont proposées par le Bureau. La liste peut être complétée en début de séance sur proposition des différents participants, si l’importance de l’ordre du jour le permet.

Après accord de l’ensemble des membres, la date du Conseil d’Administration peut être déplacée

Le Bureau se réunit le 1er jeudi de chaque mois à 18 h 00 au siège social de l’Office

 4.2 – RÉUNIONS EXTRAORDINAIRES

Le Conseil d’Administration de l’O.E.P.S. peut se réunir extraordinairement :

À l’instigation du Président

À l’instigation du tiers au moins de ses membres

Les membres du Conseil d’Administration doivent être prévenus au plus tard 5 jours avant la date choisie

 4.3 – ABSENCES

Les membres du Conseil d’Administration doivent se sentir concernés autant par une réunion ordinaire que par une réunion extraordinaire ou les réunions de commissions

En conséquence :

Les Administrateurs doivent informer le Bureau de leur absence à ces réunions et donner pouvoir par écrit

Toute absence répétée est notifiée par le Secrétaire à l’Association intéressée. Après trois absences non justifiées, le Conseil d’Administration statue sur le maintien ou l’exclusion du membre concerné et le Secrétaire en avertit l’Association concernée

Le Secrétaire tient à la disposition du Conseil d’Administration un bilan des présences des Administrateurs au cours de l’année (feuille de présence jointe aux CA)

III – LES COMMISSIONS

Les Commissions sont des structures d’observation, de réflexion, elles sont force de propositions dans les domaines de leur compétence. Elles sont chargées d’étudier tous les problèmes courants ou de prospection, de présenter leurs conclusions au Conseil d’Administration pour approbation, modification ou rejet.

Les différentes Commissions sont :

  •  Commission des Statuts et du Règlement Intérieur (Article 5)
  • Commission des Terrains – Commission des Salles – Commission Piscines (Article 6.1)
  • Commission du Nautisme (Article 6.2)
  • Commission du Matériel (Article 6.3)
  • Commission Technique – Observatoire des pratiques sportives – Projet Sportif Local (Article 6.4)
  • Commissions des Subventions et du Legs Rio (Article 7)
  • Commission des Manifestations Sportives et du Jury du Trophée du Dr Rio (Article 8)
  • Commission Santé (Article 9)
  • Commission des Relations Extérieures (Article 10)
  • Commission Communication (Article 11)
  • Commission Jumelages (Article 12)
  • Commission Scolaires et Universitaire (Article 13)

Les Commissions sont composées de membres du Conseil d’Administration. Elles se désignent un responsable

Le Président de l’O.E.P.S., ou l’un des Présidents délégués par délégation, est membre de droit de chaque Commission. Chaque Administrateur s’implique dans une Commission au moins

Les Responsables de Commission peuvent faire appel à des personnes extérieures au Conseil d’Administration, reconnues pour leur compétence sur le sujet spécifique traité en Commission

Les membres des Commissions sont astreints aux mêmes règles d’assiduité quant à leur présence aux réunions de ces Commissions qui ont lieu sur convocation écrite de leur Responsable, avec ordre du jour

En cas de litige non résolu par une Commission, son Responsable en fait une évocation devant le prochain Conseil d’Administration qui tranche alors sans appel

Article 5 – COMMISSION DES STATUTS

Elle a pour mission :

De participer à l’élaboration et à l’étude de modifications éventuelles de toutes conventions entre l’O.E.P.S. et la Ville de LORIENT et de leurs annexes

D’étudier et de proposer au Conseil d’Administration des adaptations éventuelles des Statuts et du Règlement Intérieur de l’O.E.P.S., présentées par les Administrateurs ou par les Associations adhérentes

De présenter, après approbation par le Conseil d’Administration de l’O.E.P.S., les propositions de modification des Statuts en Assemblée Générale Extraordinaire (Statuts Article 16.1)

D’examiner les dossiers de candidature d’Association à l’O.E.P.S.

De veiller au respect de ces conventions, Statuts et Règlement Intérieur

Article 6 – COMMISSIONS CONCERNANT LES INSTALLATIONS

Des installations sportives sont mises à la disposition des Associations Sportives. Par convention avec la Ville de Lorient, l’O.E.P.S. est :

Force de proposition dans l’élaboration de critères pour la répartition des créneaux d’utilisation des espaces sportifs afin d’optimiser leur utilisation

Concerté sur les projets de constructions ou rénovations d’équipements sportifs, en préparation, programmées ou en cours

 6.1 – COMMISSIONS DES TERRAINS, DES SALLES ET DES PISCINES (voir N.B.)

Pour partie, le travail des Commissions des Terrains, Salles et Piscines est conventionné avec la Ville de Lorient et fait l’objet d’une annexe jointe à la Convention signée entre la Ville de Lorient et l’O.E.P.S.

En concertation avec le Service des Sports de la Mairie et en relation avec les Associations, le travail des Commissions des Terrains, Salles et Piscines portera sur :

  • Le recensement de l’ensemble des demandes (hors créneaux scolaires ou créneaux réservés au public)
  • La vérification du bien fondé des demandes
  • L’harmonisation des demandes
  • La grille de synthèse des demandes

Les Commissions des Terrains, Salles et Piscines se chargeront :

  • De contrôler en cours de saison la bonne utilisation de ces installations et de rappeler aux utilisateurs l’existence des règlements en vigueur et le respect du patrimoine sportif.
  • De régler les litiges entre utilisateurs, ou à défaut, de les soumettre au Conseil d’Administration
  • D’évaluer, le cas échéant, l’insuffisance des moyens mis à la disposition des clubs.

Elles programment des réunions avec les Responsables des Associations en accord avec le Service des Sports de la Ville de Lorient, afin de recueillir leurs besoins et souhaits et d’évaluer, le cas échéant, l’insuffisance des moyens relatifs au fonctionnement, à l’entretien et à l’équipement des installations. Elles se chargent de faire des propositions au Conseil d’Administration pour les satisfaire, à charge pour ce dernier de solliciter les instances compétentes.

N.B. : Les Associations qui bénéficient de créneaux horaires sur les installations sportives s’engagent à respecter les horaires qui leur auront été attribués et à les « rendre » s’ils sont inutilisés. Il ne sera admis aucun arrangement ou permutation entre Clubs en dehors de l’avis des Responsables des Commissions concernées et du Service des Sports de la Ville de Lorient. Toute demande de modification ou d’attribution exceptionnelle doit être soumise en temps utile, afin qu’elle soit examinée en liaison avec le Président de l’O.E.P.S. et le Service des Sports de la ville de Lorient qui prennent la décision (sans appel) qui s’impose.

 6.2 – COMMISSION DU NAUTISME

Elle programme des réunions avec les Responsables des Associations, afin de recueillir leurs besoins et souhaits et d’évaluer, le cas échéant, l’insuffisance des moyens relatifs au fonctionnement, à l’entretien et à l’équipement des installations. Elle se charge de faire des propositions au Conseil d’Administration pour les satisfaire, à charge pour ce dernier de solliciter les instances compétentes

 6.3 – COMMISSION DU MATÉRIEL

Elle se compose des membres du Bureau et des Présidents des Commissions des Installations

Toutes les installations sportives doivent être dotées de matériels fixes ainsi que de matériels fongibles nécessaires à la pratique des disciplines pour lesquelles elles ont chacune été conçues

La Commission a, en conséquence, pour mission en concertation avec les Associations utilisatrices, de s’assurer de l’existence et du bon état (conformité aux normes de sécurité notamment) des matériels fongibles (seulement) dont un inventaire doit exister dans chaque site

Elle doit informer le Service des Sports qui en est gestionnaire des matériels manquants ou défaillants. Ils seront approvisionnés à l’aide des fonds prévus à cet effet dans la dotation municipale au sport après avis du Président de l’O.E.P.S.

 6.4 – COMMISSION TECHNIQUE

Elle est composée des membres du Bureau de l’O.E.P.S. Elle peut s’adjoindre des Présidents ou des membres de Commission compétents et concernés par les sujets traités

Pour partie, le travail de la Commission est conventionné avec la Ville de Lorient et fait l’objet d’une annexe jointe à la Convention signée entre la Ville de Lorient et l’O.E.P.S.

Le Maire Adjoint délégué à la Politique Sportive et des Loisirs réunit deux à trois fois par an les membres de la Commission Technique de l’O.E.P.S. L’ordre du jour porte sur des questions sportives en termes d’équipements, en particulier les constructions ou les rénovations en préparation, programmées ou en cours. Par ailleurs, la Commission Technique se charge de l’observation des pratiques sportives, point d’appui concret et contribution à l’élaboration d’un Projet Sportif Local.

La Commission a pour mission notamment :

  •  D’observer, en lien avec les autres Commissions et les Associations Sportives, les besoins en terme d’équipements
  •  De proposer des programmes d’équipements nouveaux ou de réhabilitation d’équipements existants dans le cadre d’un Projet Sportif Local
  •  De donner son avis pertinent sur les projets en cours d’étude
  •  De suivre, en liaison avec le Service des Sports, la réalisation de ces projets
  •  D’observer l’évolution des pratiques sportives et de la vie associative dans ce domaine

Article 7 – LA COMMISSION SUBVENTIONS

Par convention avec la Ville de Lorient, l’O.E.P.S. est :

  • Force de proposition dans l’élaboration de critères pour la répartition des subventions de fonctionnement aux Clubs ainsi que pour l’attribution des aides aux évènements sportifs

 7.1 – SUBVENTIONS DE FONCTIONNEMENT

Pour partie, le travail de la Commission est matérialisé dans une annexe jointe à la Convention signée entre la Ville de Lorient et l’O.E.P.S.

En concertation avec le Service des Sports de la Ville de Lorient et en relation avec les Associations, le travail de la Commission portera sur :

  • Le recensement de l’ensemble des demandes
  • L’instruction et la vérification du bien fondé des demandes
  • Le dépouillement des demandes
  • Les calculs liés à l’application des critères d’attribution des subventions
  • La grille de synthèse de calcul de subventions

Les délais de traitement des subventions de fonctionnement prévus dans l’annexe à la Convention devront être scrupuleusement respectés par les Associations et par l’O.E.P.S.

La Commission doit présenter au Maire Adjoint délégué à la Politique Sportive et des Loisirs, ainsi qu’aux Élus de la Commission Municipale des Sports, son travail pour la fin janvier de l’année en cours

La Commission devra également :

Au besoin, veiller à faire évoluer les critères d’attribution des subventions et les présenter à l’approbation du Conseil d’Administration qui les proposera aux Élus de la Commission Municipale

Faire évoluer la liasse de demande de subventions de fonctionnement et la fiche de renseignements qui doit alimenter l’observatoire des pratiques et servir de base de données pour convoquer l’Assemblée Générale

Remplir la feuille de renseignements jointe à la liasse des subventions est une obligation pour toute Association adhérente de l’O.E.P.S., même si elle ne peut prétendre à subvention

Les attributions éventuelles de subventions de fonctionnement, d’installations et de terrains ne prennent en compte que les licenciés des Associations ayant leur siège à Lorient et déjà affiliées à l’O.E.P.S.

7.2 – SUBVENTIONS POUR ACTIONS SPÉCIFIQUES ET ÉVÈNEMENTS SPORTIFS

Pour partie, le travail de la Commission est conventionné avec la Ville de Lorient et fait l’objet d’une annexe jointe à la Convention signée entre la Ville de Lorient et l’O.E.P.S.

En concertation avec le Service des Sports de la Mairie et en relation avec les Associations, l’O.E.P.S. de Lorient :

Rappellera aux Associations les délais (30 mars)

Donnera un avis sur les critères d’attribution et le montant des aides et informera le Conseil d’Administration

L’ensemble des demandes est transmis aux Élus de la Commission Municipale des Sports et au Président de l’O.E.P.S. pour consultation, une réunion est programmée au cours du 2ème trimestre

En cas de reliquat, le processus est relancé à l’automne pour les demandes arrivées après mars

Le (La) Président(e), accompagné(e) d’un membre du Bureau, est invité(e) aux réunions d’attributions

Article 8 – COMMISSION DES MANIFESTATIONS SPORTIVES ET DU JURY DES TROPHÉES DE LA VILLE DE LORIENT (Legs Docteur RIO)

8.1 – MANIFESTATIONS SPORTIVES

Elle se charge d’organiser ou de participer à l’organisation des manifestations à caractère festif et promotionnel telles :

  • La Fête du Sport
  • Le Lorient Tour
  • La Lorientaise

Et de toutes autres manifestations servant à la promotion et au développement des activités physiques, sportives et de la santé

 8.2 – Trophées de la Ville de Lorient

La Ville est organisatrice des Trophées. Sur invitation de la Ville de Lorient, trois Membres du Conseil d’Administration de l’O.E.P.S. dont le Président sont invités à débattre de la nomination des Lauréats dans les différentes catégories

Article 9 – COMMISSION SANTÉ

La Commission se charge de valoriser les pratiques sportives tant pour les athlètes que pour l’encadrement et tous les pratiquants des Activités Physiques et Sportives quel que soit leur âge. Elle contribue au développement de la médecine sportive et à la lutte contre le dopage.

Elle a pour mission de :

Favoriser la prévention de la santé des sportifs et des pratiquants des A.P.S.

Soutenir les Associations Sportives dans cette démarche

Participer au bon fonctionnement du Centre Médico Sportif de Bretagne-Sud par la mise en place d’un groupe de travail associant tous les partenaires concernés

Valoriser les pratiques sportives hygiénistes quel que soit l’âge des pratiquants

Article 10 – COMMISSION DES RELATIONS EXTÉRIEURES

Cette Commission regroupe un ensemble d’activités dont le champ d’action se déroule en dehors de l’O.E.P.S.

Ces activités sont évolutives en fonction des circonstances et de l’actualité ; néanmoins des thèmes récurrents sont toujours présents tels :

  • Les relations avec le C.D.O.M.S. et la F.N.O.M.S.
  • Le Conseil de Développement du Pays de Lorient et Cap l’Orient
  • Les Assises nationales du Sport …
  • Les relations avec la D.D.C.S.
  • Les relations avec le Comité Départemental Olympique et Sportif Français
  • Le Conseil Général
  • Le Conseil Régional et tous les services de l’État

Pour chaque action sera désigné un correspondant ou représentant avec un suppléant le cas échéant

Cette Commission se réunit au moins une fois l’an pour harmoniser son action, de préférence en début de mandat à l’initiative du (de la) Président(e) de l’O.E.P.S.

Article 11 – COMMISSION COMMUNICATION

Cette commission a pour mission de :

Promouvoir toutes les actions concourant à l’image et au rôle de l’O.E.P.S., tant en interne qu’en externe, auprès des Associations adhérentes mais aussi des instances publiques et privées concernées

Établir le cas échéant et diffuser un bulletin de liaison qui sert à informer les Clubs sportifs adhérents et les décideurs publics ou privés dans le cadre de la politique de communication de l’O.E.P.S.

Entretenir, éventuellement proposer ou créer des outils de communication tels annuaires, site Internet…

Cette Commission pourra faire appel à des concours internes ou extérieurs au Conseil d’Administration. Elle sera informée de toutes les actions de l’O.E.P.S. afin d’en promouvoir si nécessaire la communication

Article 12 – COMMISSION JUMELAGE

Cette commission a pour mission de :

  • Promouvoir, en partenariat avec la Ville de Lorient, les échanges sportifs avec les villes jumelées
  • Aider à mettre en place toutes actions entre les Clubs, la Ville et les Villes jumelées

 Article 13 – COMMISSION SCOLAIRES ET UNIVERSITAIRE

Cette Commission a pour mission d’assurer le lien et de promouvoir le Sport Scolaire et Universitaire Lorientais

IV – APPLICATION DU PRÉSENT RÈGLEMENT INTÉRIEUR

Les Présidents des Associations Sportives affiliées s’engagent à respecter et faire respecter le présent Règlement Intérieur, ainsi que tous les autres règlements tels que ceux figurant sur la Convention d’utilisation des installations sportives passée entre l’O.E.P.S. Lorient et la Ville de Lorient

Le présent règlement, ainsi qu’un exemplaire des Statuts et de la Convention d’utilisation des installations sportives, seront adressés aux Associations affiliées à l’O.E.P.S. et à toute nouvelle Association agréée. Un récépissé sera retourné à l’O.E.P.S. par chaque Association, après que lecture en ayant été faite à ses Administrateurs, le Président de l’Association aura apposé sa signature précédée de la mention « lu et approuvé »

Fait à LORIENT, le 18 février 2010

 

 Le Secrétaire Général                                          Le Président de l’O.E.P.S. Lorient

Michel JAFFRÉ                                              Daniel SIGNOLET

 Le fichier au format pdf  : Reglement-Intérieur-2010 OEPS de LORIENT